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Die Personalprofis



Auch bei Kanzleien kann es sinnvoll sein, bei Personalfragen Berater hinzuzuziehen.



 

Personalberater helfen Steuerberatern immer häufiger bei der Suche nach Fachkräften. Sie nehmen
Kanzleiinhabern die aufwändige Vorauswahl ab. Vermitteln langfristig Angestellte, sorgen aber auch mit Zeitarbeitern dafür, dass Kanzleien Arbeitsspitzen flexibel ausgleichen können. Das rechnet sich häufig nicht nur
bei der Suche nach Berufsträgern, sondern auch bei Fachangestellten.

 

Die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft WSP W. Schuster & Partner aus Düsseldorf hatten wie die meisten anderen Kanzleien stets in Zeitungen inseriert, wenn die Inhaber neue Mitarbeiter suchten. "Wir haben
in den regionalen Medien, beim NWB Verlag, aber auch im Internet Stellenausschreibungen annonciert", sagt Wolfgang Schuster, Diplom-Volkswirt, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. Typisches Ergebnis: Die Kanzlei erhielt einen großen Stapel Bewerbungen ganz unterschiedlicher Güte. "Ich musste mir alle anschauen, die Bewerber beurteilen und eine Vorauswahl treffen", sagt Schuster. "Das dauerte stets mehrere Stunden."



  

Auf eine Anzeige vor zehn Jahren bekam Schuster neben den Bewerbern noch ganz andere Post. Es meldeten sich mehrere Personalberater, die dem Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bei der Suche nach einem passenden Mitarbeiter helfen wollten. "Ich war zunächst überrascht, dann aber interessiert", erinnert sich Schuster. Der Steuerberater ließ sich darauf ein. Nachdem ihm ein Berater die ersten Bewerber präsentierte und gleich ein Steuerfachangestellter dabei war, der nicht nur fachlich, sondern auch charakterlich in die Düsseldorfer Kanzlei passte, war Schuster überzeugt. Seitdem verzichtet der Steuerberater auf Zeitungsinserate, greift lieber direkt zum Telefon, um seinen Personalberater mit der Such nach einer geeigneten Fachkraft zu beauftragen.
Innerhalb von durchschnittlich vier Wochen war die Personalvermittlung stets erfolgreich.



 

Der Einsatz eines Personalberaters gehört mittlerweile in vielen Branchen zum üblichen Weg, um Mitarbeiter zu gewinnen. Und auch Steuerberater vertrauen ihre Stellenausschreibungen immer häufiger Personalprofis an. Das Interesse an den Personalexperten wächst in der Steuerberaterbranche ähnlich stark wie in der gesamten Wirtschaft. Von 2009 auf 2010 stieg der Umsatz der Personalberater in Deutschland um 18,2 Prozent auf 1,3 Milliarden Euro. Das ergibt eine Studie des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberater (BDU). Für 2011 schätzen die Experten ein Umsatzplus von 14 Prozent; bei den sogenannten wirtschaftsnahen Dienstleistungen, zu denen Steuerberater auch zählen, sogar mit einem Anstieg von 15,9 Prozent. Auf das gestiegene Interesse diese Klientels hat sich der Markt der Personaldienstleiser eingestellt. Viele haben sich spezialisiert, etwa auf die Beratung von Kanzleien (siehe "Steuerberaterkompass 2012" des NWB Verlags). Sie vermitteln ausschließlich Mitarbeiter mit dem beruflichen Schwerpunkt Finanz- und Rechnungswesen. Dabei machen sie nicht nur
hochqualifizierte Berufsträger für Kanzleien ausfindig: Auch bei der Suche nach Fachangestellten schalten sich Personalberater ein. Als Zusatzleistung bieten solche Büros häufig auch Zeitarbeiter an.



 

Viele Steuerberater schrecken vor den Kosten zurück. Dabei halten sich diese in Grenzen. Eine Kanzlei zahlt ausschließlich für die Leistung des Personalberaters, wenn eine Vermittlung erfolgreich ist. Für die Berechnung des
Honorars gibt es zwei Methoden. Üblich ist, dass die Höhe der Kosten vom Gehalt der mittelten Person abhängt. Die Prozentsätze schwanken am Markt zwischen 16 und 20 Prozent, manche Dienstleister verlangen sogar 30 Prozent des Jahresgehaltes der vermittelten Person. Die Vermittlung eines Berufsträgers mit mehreren Jahren Erfahrung kann da teuer werden. Manche Berater verlangen dagegen Pauschalen. Werner Klein-Möllhoff, Inhaber der WKM Unternehmensberatung aus Essen, nimmt zum Beispiel 1.750 bis 3.250 Euro pro Vermittlung, abhängig
von der Qualifikation der Bewerber. So zahlen Steuerberater für einen Berufsträger den Höchstpreis, für eine Steuerfachangestellten, Bilanzbuchhalter oder Steuerfachwirt lediglich bis zu 2.050 Euro.



 

Die Investition kann sich rechnen. Das Schalten einer kleinen Anzeige in einer regionalen Zeitung kostet bereits rund 500 Euro. Soll sie größer und damit aussagekräftiger sein, steigen die Preise je nach Medium auf 2.000 bis 3.000 Euro. Inserate im Internet sich vergleichsweise günstiger. Beim Internetportal "Stellenanzeigen.de" zahlen Steuerberater etwa für eine Laufzeit von vier Wochen 790 Euro. Zu den Anzeigenkosten kommt hinzu: Kanzleiinhaber müssen nicht nur das Inserat schreiben und schalten, sie müssen im Anschluss auch die
Bewerbungen sichten, eine Auswahl treffen und Bewerbungsgespräche führen. Das kostet Zeit. Diese Zeit wollte Steuerberater Schuster nicht mehr investieren. Er hat gute Erfahrungen mit Personalvermittlern gemacht. "Ich muss dem Berater nur erklären, welche Stelle ich besetzen will. Die übrige Arbeit erledigt er", sagt Schuster.



 

Personalberater legen ihren Auftraggebern eine zusammengefasste Bewerbungsmappe vor. Auf ein
bis zwei Seiten erhält die Kanzlei einen Überblick über das Profil jedes Bewerbers. Dazu zählen Fach- und Sprachkenntnisse, Informationen über die aktuelle Tätigkeit, eine Vorstellung über das künftige Gehalt, aber auch der Grund, warum der Bewerber seinen derzeitigen Arbeitsplatz wechseln will. "Das ist wichtig, damit Kanzleien abschätzen können, ob sie die Erwartungen eines Bewerbers erfüllen können", sagt Personalberater Kleine-Möllhoff von WKM aus Essen. "Ist das nicht der Fall, laufen sie Gefahr, den neuen Mitarbeiter nach einigen Monaten wieder zu verlieren, weil er unzufrieden ist. "Der Essener war vor 13 Jahren einer der ersten
Personalberater, die sich auf die Vermittlung von Mitarbeitern der steuerberatenden, wirtschaftsprüfenden, juristischen und finanztechnischen Branche spezialisiert haben. Die WKM Unternehmensberatung vermittelt monatlich über hundert Fachangestellte und Berufsträger.



 

Die wichtigste Information im Bewerberprofil ist stets die Einschätzung des Personalberaters. Kleine-Möllhoff hält etwa fest, ob Bewerber zielstrebig wirken oder kommunikativ. Er geht aber auf darauf ein, ob es noch Unsicherheiten bei bestimmten Aufgaben gibt, etwa bei der Erstellung von Jahresabschlüssen. Der Personalberater informiert seinen Auftraggeber zudem über das Verhalten und die Kommunikation des Bewerbers während der ersten Ansprache. Wenn gewünscht erhalten Steuerberater auch übliche Bewerbungsunterlagen wie den Lebenslauf oder Arbeits- und Ausbildungszeugnisse des Bewerbers.



 

Personalberater müssen Branche kennen



 

Damit die passenden Bewerber dabei sind, müssen Kanzleien dem Personalvermittler eine detaillierte Stellenbeschreibung mitgeben. "das ist die größte Herausforderung, weil Steuerberater zunächst oft nur ungenaue Vorstellungen über die nötigen Qualifikationen haben", sagt Kleine-Möllhoff aus Essen. Damit das gelingt, muss der Personalberater die Branche kennen. Auch Personalberater Kleine-Möllhoff musste sich am Anfang seiner Selbstständigkeit erst Fachkenntnisse über die Steuerberaterbranche aneignen. "Ich hatte zuvor zwar bereits in der Personalvermittlung gearbeitet, allerdings ohne einen klaren Fokus" sagte der Essener. Er las sich durch Fachliteratur der Branche. "Ich wollte die Zusammenhänge verstehen und lernen, mit welchen Aufgaben und Fragen sich meine Kunden und ihre Mitarbeiter beschäftigen", sagt Kleine-Möllhoff.



 

Das Fachwissen bemerken auch Bewerber, die sich bei dem Essener Personalvermittler vorstellen. Denn sie müssen nicht nur in großen Zügen Fachkenntnisse angeben, sondern bis ins Detail darüber berichten, welche Aufgaben sie zuvor übernommen hatten. Kleine-Möllhoff fragt nach Steuerarten, nach Art der gebuchten Löhne,
ob Bewerber GbRs, GmbHs oder andere Körperschaftsteuern betreut oder ob sie bei der Jahresabschlusserstellung und -prüfung mitgearbeitet haben.



 

Wie entscheidend das Wissen des Personalberaters über die Branche für die Vermittlung ist, bestätigt auch StB/WB Heinz-Bernd Hanten aus Düsseldorf. "Zur Personalsuche brauche ich einen Vermittler, der sich in meinem Job auskennt und die Geschäftspraxis versteht", sagt Hanten. Nur dann sei gewährleistet, dass der Dienstleister eine passende Vorauswahl trifft. Viele Bewerber kommen nicht in Frage, wie ihre Aufgaben sich von den neuen vollkommen unterscheiden. Und das obwohl sie die grundlegenden Qualifikationen durchaus mitbringen.



 

Für die Recherche nach Personal durchstöbern die Experten Tageszeitungen und Fachzeitschriften. Sie schauen sich auch im Internet bei Stellenbörsen um, sprechen Personen bei Social-Business-Netzwerken wie Xing an und fragen, ob diese sich beruflich verändern wollen. Interessante Fachkräfte sammeln Personalberater dann in ihren Datenbanken. Berater Leine-Möllhoff aus Essen hat stets etwa rund 80 Steuerfachangestellte, 60 Berufsträger, zudem Rechtsanwalts- und Prüfungsassistenten in seinem Portfolio. Nach vier Wochen sind diese meist
vermittelt. Dann verschwinden sie aus Kleine Möllhoffs Datei Der Personaldienstleiter FinanceRecruitingConsulting (Fireco) aus Hamburg führt sogar über 20.000 Profile in der Datenbank. "Darunter sind aber auch Fachkräfte, die aktuell einen Job gefunden haben, mitunter aber zu einem späteren Zeitpunkt wieder Interesse haben könnten", sagt Henry Florian, Geschäftsführer von Fireco.



 

80 Angestellte vermitteln bei Fireco Fachkräfte aus dem Bereich Finanz- und Rechnungswesen, nicht nur an Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, sondern auch an unternehmen. Wenn Florian etwa nach einem Bilanzbuchhalter sucht, der Englisch spricht und nach der Internationalen Rechnungslegung IFRS arbeiten
kann, zeigt seine Datenbank 137 Treffer. Jeder zehnte von ihnen würde sich beruflich gern verändern. Florian geht jeden Bewerber durch und überlegt, ob er zum Profil der Stellenausschreibung passen könnte. Der Personalberater kennt jeden: "Sobald eine Person interessant ist, laden wir sie zu einem Vorstellungsgespräch vor Ort ein", sagt Florian. Der Fireco-Chef lernt ebenso seine Auftraggeber kennen, da er oder ein Mitarbeiter des Dienstleisters
zur Kanzlei fährt. "Das machen wir nicht nur, um die Stellenausschreibung zu besprechen", sagt Florian. "Wir wollen auch ein Gefühl dafür bekommen, welche Personen ins Kanzleiteam passen. "Schließlich sei auch wichtig, ob der Charakter des Bewerbers ins Team passt.



 

Ein Vorteil dieser Vorauswahl: Steuerberater müssen dem Personalberater nur ein Mal erklären, wie die Kanzlei funktioniert und welche Beratungsschwerpunkte sie hat. Der Vermittler gibt diese Informationen dann an alle potenziellen Kandidaten weiter. Das schätzt etwa Petra Liedgens, Rechtsanwältin bei der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ABB Treuhand aus Köln. Die Gesellschaft hat sich auf die Betreuung geschlossener Immobilienfonds spezialisiert. Die Kölner verwalten Immobilien von Supermärkten, Einkaufszentren oder SB-Warenhäusern, übernehmen Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung. "Unsere Spezialisierung ist nicht alltäglich", sagt Liedgens. "Deshalb müssen wir bei einem Vorstellungsgespräch immer erst erklären, was wir genau machen und welche Aufgaben sich daraus für Mitarbeiter ergeben." Das kostet Zeit.



 

Fünf Fachangestellte und zwei Berufsträger kümmern sich bei der ABB Treuhand um Mandanten. Regelmäßig sucht Liedgens weitere Berufsträger über einen Personalvermittler. Vor neun Jahren hat die Kanzlei damit begonnen. Damals suchte Liedgens einen weiteren Steuerberater zur Unterstützung. "Wir haben sogar überregional inseriert, konnten aber niemanden finden", sagt Liedgens. Mehrere Personalberater meldeten sich bei den Wirtschaftsprüfern. Die Rechtsanwältin warf damals einen Blick in die Referenzliste der Dienstleister.
"Bei einigen kannte ich die angegebenen Kanzleien und konnte bei den Kollegen nachfragen", sagt Liedgens.



 

Die Kölnerin schwört aber nicht in allen Situationen auf die Arbeit mit den Personalprofis. Lediglich Berufsträger sucht die ABB Treuhand über einen Vermittler, Steuerfachangestellte dagegen weiterhin über den klassischen Weg. Die Gesellschaft schaltet dazu Anzeigen in Tageszeitungen und Fachzeitschriften. "Darauf haben sich häufig bessere Bewerber bei uns gemeldet, als uns die Experten vermitteln wollten", sagt Liedgens. Üblicherweise erhalten Steuerberater drei bis zehn Profile von möglichen Kandidaten. "Ich gebe Bescheid, welche davon ich kennenlernen möchte", sagt Liedgens. Sie führt dann wie gewohnt Vorstellungsgespräche. Je nach Wunsch sind die Personalvermittler mit dabei. "Häufig ziehen uns Kanzleiinhaber nach den Interviews zu Tate", sagt Berater Henry Florian. "Wir tauschen unsere Einschätzungen aus, ebenso, ob der Bewerber bei Gespräch mit uns andere
Informationen preisgegeben hat."



 

Viele Personalberater vermitteln Fachkräfte auch auf Zeit. Sie sind darum bemüht zu erklären, dass die Zeitarbeit in der Branche nichts mit der in den Medien häufig kritisierten Leiharbeit gemein hat. "Unsere Buchhalter bleiben
durchschnittlich acht Monate lang beim Kunden", sagt Florian. 60 Prozent der Zeitarbeitsverträge enden damit, dass die Kanzlei den Angestellten übernimmt. Während des Einsatzes in einer Kanzlei sind die Fachkräfte bei
Fireco angestellt. Sie erhalten ein am Markt übliches Gehalt, ebenso Urlaub und eine betriebliche Altersvorsorge. "Würden wir weniger bieten, würde sich das Personal sofort umorientieren", sagt Florian. Viele Personalberater
arbeiten nach einem eigenen Haustarifvertrag, den sie mit der Gewerkschaft Ver.di verhandelt haben. Laut Florian liege der Unterschied zwischen einer dauerhaften Vermittlung von Personal und einer zeitlich begrenzten lediglich
beim Preis, den der Steuerberater für die Dienstleistung zahlen müsse. "Zeitarbeit wird nie offizielle Arbeitsplätze ersetzen", sagt Florian. "Dafür ist sie zu teuer." Schließlich zahlen Steuerberater nicht nur das übliche Gehalt, sondern zusätzlich noch eine Provision an den Personalvermittler. Kanzleiinhaber zahlen rund das doppelte oder 2,2-fache Gehalt. Für eine Steuerfachangestellte, die 2000 Euro verdient, würde der Personalvermittler etwa 4000 bis 4400 Euro bekommen. Die Idee hinter der Zeitarbeit ist eine andere: Kanzleien sollen Lastsitzen ausgleichen können. "Wenn eine Kanzlei drei Bilanzbuchhalter beschäftigt, die acht Monate im Jahr nur zu 70 Prozent ausgelastet sind, zahlt der Inhaber langfristig zu viel", sagt Florian. Steuerberater können etwa auch auf Zeitarbeiter zurückgreifen, wenn eine Mitarbeiterin in Elternzeit geht. Der zeitlich begrenzte Einsatz von Fachkräften sei mittlerweile üblich, gerade bei großen und mittelgroßen Kanzleien, erzählt Florian. "Offen spricht aber niemand darüber." Das habe mit dem schlechten Ruf der Zeitarbeit zu tun.



  

Viele Steuerberater halten sich aber auch mit Zeitarbeitskräften zurück, weil sie langfristige Arbeitsverhältnisse schätzen. "In unserer Branche benötigen Mitarbeiter eine lange Einarbeitungsphase", sagt Steuerberater Hanten.
Jede Kanzlei funktioniere im Detail anders. Arbeitsprozesse unterscheiden sich, zudem haben Kanzleiinhaber und Mandanten oft spezielle Wünsche, wie eine Aufgabe zu erledigen ist. "Diese Wissen wollen wir nicht immer wieder
aufbauen müssen", sagt Hanten. Lieber gleichen wir Stoßzeiten intern aus."



 

Für Steuerberater Schuster aus Düsseldorf ist der Einsatz von Zeitarbeitern zudem nicht kalkulierbar. "Sobald sie einen festen Job in Aussicht haben, ziehen sie sich zu Recht aus der Anstellung zurück", sagt Schuster. "Deshalb
arbeiten wir auch grundsätzlich nicht mit freien Mitarbeitern." Hinzu kommt: Mandanten schätzen eine langfristig feste Betreuung. Stets wechselnde Ansprechpartner führen eher zum Unmut der Unternehmer und zu skeptischen
Fragen. "Das wollen wir verhindern", sagt Schuster.



 

Artikel aus dem Steuerberate Magazin 03/2012

Autorin: Sibylle Schikora



 

 
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